Op voorstel van Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging, werkt het Brussels Gewest aan de vereenvoudiging van de contacten tussen zijn burgers en zijn administraties. De Commissie voor de Economische Zaken van het Brussels Parlement heeft woensdag de ordonnantie “Once Only” goedgekeurd.

De gezinssamenstelling, een uittreksel uit het strafregister of eenvoudigweg het adres: maar al te vaak moet de Brusselaar de overheidsdiensten informatie verstrekken waarover ze reeds beschikken. In een recente enquête die besteld werd door Easy.brussels, het gewestelijke agentschap voor administratieve vereenvoudiging, is een van de verwachtingen die de Brusselaars het meest formuleerden, de vereenvoudiging van de formulieren die meermaals ingevuld moeten worden om informatie te verschaffen die de overheidsdiensten reeds bezitten.

Dankzij de ordonnantie die de naam "Once Only" kreeg – in Brussel zouden we eerder “slechts één keer” zeggen – wil het Gewest de contacten tussen burgers en overheidsdiensten vereenvoudigen. Deze ordonnantie beoogt de verankering van het principe van de gegevensverzameling en het hergebruik van gegevens die beschikbaar zijn in authentieke bronnen (Rijksregister, Kruispuntbank van Ondernemingen).

Tijdwinst voor de burgers, maar ook voor de administraties. Verschillende studies tonen aan dat het hergebruik van beschikbare gegevens een positieve impact kan hebben op de werking van de overheidsdiensten.

Concreet zullen de Brusselse overheidsdiensten het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer moeten gebruiken voor de identificatie van natuurlijke of rechtspersonen. Ze zullen eveneens de gegevens die beschikbaar zijn in de authentieke bronnen, moeten hergebruiken vooraleer deze aan de burgers te vragen. Ten slotte zal het gebruik van elektronische formulieren toenemen, doordat ze gelijkgesteld worden met de papieren formulieren.

“Digitalisering is geen doel op zich, het is een essentiële hefboom om van Brussel een smart city te maken en het leven van de Brusselaars aanzienlijk te verbeteren. Als minister van Administratieve Vereenvoudiging en Digitalisering zijn er tal van synergieën die ik zou willen ontwikkelen tussen deze twee domeinen, waaronder het Once Only-principe”, legt Bernard Clerfayt uit.

Bij het opstellen van elektronische formuleren zal het principe van de unieke gegevensverzameling eveneens nageleefd moeten worden. Naar het voorbeeld van de onlinebelastingaangifte zullen bepaalde velden bijgevolg vooraf ingevuld kunnen worden.

"Het doel van Once Only – “slechts één keer” – is om het leven van de burgers te vereenvoudigen in hun interacties met de overheidsdiensten. Het is immers de rol van een overheidsdienst om ten dienste te staan van de burgers", besluit de Brusselse minister.
 

Meer info?
Pauline Lorbat - 0485 89 47 45

Gedaan met de wachtrijen! Dankzij IRISbox maken de administraties het leven van de burgers en van de ondernemingen eenvoudiger.

Wat is IRISbox? Dat is een elektronisch loket waarmee de Brusselaars online toegang hebben tot interactieve documenten, procedures en formulieren: uittreksels uit een akte (geboorteakte, huwelijksakte, etc.), wegvergunning, strafregister, conformiteitsbewijs van een te huur gestelde woning, aanvragen tot terugbetaling, etc. In totaal zijn bijna 400 documenten online beschikbaar, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7. Het is eenvoudiger voor de burgers, maar ook voor de administraties die hun wachtrij zien verkleinen.

Eind 2018 heeft de IRISbox een nieuwe interface gekregen die intuïtiever is voor de burgers en de ondernemers, en deze tool wordt steeds populairder. We tellen vandaag meer dan 200.000 unieke gebruikers op een totaal van 545.000 Brusselse huishoudens.

“IRISbox is het meest zichtbare voor de burgers op het vlak van administratieve vereenvoudiging en de ontwikkeling van een moderne administratie. We moeten de relaties tussen de Brusselaars en de overheidsdiensten permanent aanpassen.”

Zich naar het gemeentehuis of een gewestelijke dienst begeven om een document of formulier te verkrijgen. In de rij staan, het formulier invullen, het terugsturen, op het antwoord van de administratie wachten. Soms komen we terecht in een administratieve rompslomp om een bewonerskaart, een attest van gezinssamenstelling of een vrijstelling op de gewestbelasting voor bedrijven en zelfstandigen te bekomen. Dankzij de IRISbox kan je al deze documenten online verkrijgen.

De IRISbox is een elektronisch loket waarmee de Brusselse administraties documenten, procedures en interactieve formulieren kunnen aanbieden: uittreksels van akten (geboorte, huwelijk, etc.), wegvergunning, strafregister, conformiteitsbewijs van een te huur gestelde woning, aanvragen tot terugbetaling, etc. In totaal zijn bijna 400 documenten online beschikbaar, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7. Het is eenvoudiger voor de burgers, maar ook voor de administraties die hun wachtrij zien verkleinen.

“De IRISbox is het meest zichtbare voor de burgers op het vlak van administratieve vereenvoudiging en de ontwikkeling van een moderne administratie. We moeten de relaties tussen de Brusselaars en de overheidsdiensten permanent aanpassen. De nieuwe technologieën moeten ons daarbij helpen en steeds meer mogelijkheden online aanbieden. Op die manier zullen onze administraties zich ook kunnen moderniseren”, stelt Bernard Clerfayt, de Brusselse minister belast met Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging.

Eind 2018 heeft de IRISbox een nieuwe interface gekregen die intuïtiever is voor de burgers en de ondernemers. En deze tool wordt steeds populairder. In 2018 waren er 31.820 nieuwe gebruikers, terwijl dat er in 2019 reeds 38.701 waren, en het is de bedoeling om meer dan 200.000 unieke gebruikers op een totaal van 545.000 Brusselse gezinnen te bereiken.

Het aantal handelingen in de IRISbox is overigens al een aantal jaren flink aan het stijgen. In 2019 werden 287.127 voltooide handelingen via het platform IRISbox genoteerd. Dat zijn er 77% meer dan in 2018, met 161.838 voltooide handelingen. Het inschrijvingsformulier voor de LEZ, de aangifte van de gewestbelasting op de inrichtingen van toeristisch logies en de bewonerskaarten zijn de meest aangevraagde documenten.

In 2020 zal de IRISbox nog verder ontwikkeld worden. Er wordt gewerkt aan een systeem om online een afspraak met de administraties te kunnen maken. Ook zullen de administraties documenten (facturen, informatie, …) kunnen sturen naar de burgers, zal het beheer van de subsidies van Innoviris raadpleegbaar zijn, zullen er nieuwe formulieren beschikbaar zijn, etc.

De Brusselse minister Bernard Clerfayt raadt de Brusselaars aan om, behalve in noodgevallen, zich niet naar de Brusselse administraties te begeven en zoveel mogelijk gebruik te maken van de elektronische middelen die hen ter beschikking worden gesteld. Deze vermijdingsmaatregelen zijn op dit ogenblik de enige manier om de verdere verspreiding van COVID-19 in te dijken.

In navolging van de federale aanbevelingen in de strijd tegen de verspreiding van COVID-19 wordt het afgeraden om zich naar de Brusselse administraties te begeven. Er gaan nog te veel burgers naar de gemeenten om niet-dringende formaliteiten te regelen die eigenlijk online kunnen worden uitgevoerd. 

“De inperkingsmaatregelen naleven is de enige manier om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Burgers moeten in hun contact met de gemeentelijke administraties de voorkeur geven aan digitale communicatie en hun verplaatsingen beperken tot wat strikt noodzakelijk is. Temeer omdat vandaag verschillende administratieve procedures online beschikbaar zijn”, legt Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Plaatselijke Besturen, Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging, uit.

De minister doet dus een beroep op de burgerzin en het verantwoordelijkheidsgevoel van eenieder.

Digitale communicatie: over welke tools gaat het?

Verschillende beveiligde platforms maken het gemakkelijker om juridische documenten te verzenden en te ontvangen, en dat zonder naar de gewestelijke of gemeentelijke administratie hoeven te gaan.

De burger zal zich echter moeten identificeren met behulp van:

• zijn identiteitskaart en zijn eID-kaartlezer of
• de "Itsme"-applicatie (de digitale identiteit van de burger waarmee hij zich online kan identificeren, gegevens delen of zelfs documenten veilig kan ondertekenen met de mobiele telefoon). Ga naar https://www.itsme.be/nl

1. Het elektronische loket IRISbox

IRISbox biedt online gewestelijke en lokale diensten aan. In dit loket kan bijvoorbeeld het attest van gezinssamenstelling worden gedownload of kan een aanvraag van de BE HOME-premie worden ingevoerd.

Ga naar https://www.irisbox.brussels

1. De toepassing “Mijn dossier”

“Mijn dossier” is de toepassing waarmee de burger zijn persoonlijke dossier in het Rijksregister kan raadplegen en attesten kan downloaden zoals het attest van hoofdverblijfplaats, attest van wettelijk samenwonen, enz.

Ga naar https://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/mijn-dossier/

1. De toepassing “My Benefits”

Met de toepassing "My Benefits" verschijnen in een paar muisklikken het huidige sociale statuut, de postcode en de woonplaats van de burger. Hierdoor heeft hij rechtstreeks recht op bepaalde sociale voordelen (korting op de water-, gas- en elektriciteitsfactuur, reizen met het openbaar vervoer aan een verminderd tarief, kortingen in attractieparken en musea, enz.).

Ga naar https://mybenefits.fgov.be/burger/home

1. De beveiligde interface “my e-box“

De e-box is een beveiligde elektronische brievenbus of centraal punt waar burgers al hun officiële documenten veilig en digitaal kunnen ontvangen, opslaan en beheren.

Ga naar https://www.mye-box.be/

Tot slot wordt de burger gevraagd om bij voorkeur de administraties te contacteren: 

• via e-mail of
• per telefoon.

Alle contactgegevens van de Brusselse administraties zijn beschikbaar op het platform be.brussels.

Bernard Clerfayt raadt de Brusselaars aan, behalve in een noodgeval, zich niet naar de Brusselse administratieve diensten te begeven en zoveel mogelijk de elektronische tools te gebruiken die ter beschikking worden gesteld. Het vermijden van contact is momenteel het enige wat we kunnen doen om de verspreiding van Covid-19 te beperken.

Vandaag kunnen veel administratieve formaliteiten online gebeuren. Verschillende beveiligde platforms vergemakkelijken immers het verzenden en het ontvangen van wettelijke documenten, zonder zich naar de gewestelijke of gemeentelijke administratie te moeten begeven.

Er is onder meer het elektronische loket “IRISbox”, dat gewestelijke en plaatselijke diensten online aanbiedt; de app “Mijn dossier”, waarmee de burger zijn persoonlijke dossier in het Rijksregister kan raadplegen en de app “My Benefits” om toegang te krijgen tot bepaalde sociale voordelen. Of de beveiligde interface “My e-box”, waarmee de burger al zijn officiële documenten digitaal en veilig kan ontvangen, bewaren en beheren.

“De inperkende maatregelen naleven is de enige manier om de verspreiding van het coronavirus te beperken. De burgers moeten, in hun contact met de gemeentelijke administraties, voorrang geven aan digitale communicatie en hun verplaatsingen tot de strikt noodzakelijke te beperken. Des te meer omdat vandaag verschillende administratieve formaliteiten online kunnen worden volbracht”, aldus Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Plaatselijke Besturen, Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging.

Eenvoudige formulieren die al deels ingevuld zijn met gecontroleerde gegevens : dat is wat de Brusselaars onder meer willen op het vlak van administratieve vereenvoudiging.

Om hieraan tegemoet te komen heeft minister Bernard Clerfayt een voorontwerp van ordonnantie uitgewerkt met het oog op de veralgemening van de unieke gegevensverzameling (Only one) en het gebruik ervan in een authentieke bron zoals het Rijksregister of de Kruispuntbank van Ondernemingen.

“Een overheidsdienst is er om de mensen te helpen. Echter, al te vaak horen we de Brusselaars klagen over de traagheid van de bureaucratie en de administratieve rompslomp. We moeten de dienstverlening aan de burger verbeteren. Dankzij het “only once” principe vereenvoudigen we het leven van de Brusselaar en laten we de Brusselse overheidsdiensten evolueren naar 2.0-administraties.”

Bernard Clerfayt bevestigt dus zijn ambitie : rekening houden met de behoeften van de burgers en de ondernemingen en zorgen voor een doeltreffend beheer van de overheidsdiensten.

De toekomstige ordonnantie “Only once” zal uitgewerkt worden in een gunstige context aangezien de minister bevoegd is voor administratieve vereenvoudiging en digitalisering : “Er moeten synergiën worden ontwikkeld tussen administratieve vereenvoudiging en digitalisering. Automatisering biedt ons de mogelijkheid om het leven van de burger te vereenvoudigen door te vermijden om hem informatie te vragen waarover we reeds beschikken “', verklaart Bernard Clerfayt.

Concreet zullen de Brusselse overheidsdiensten het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer moeten gebruiken voor de identificatie van natuurlijke of rechtspersonen. Ten slotte zal het gebruik van elektronische formulieren toenemen doordat ze gelijkgesteld worden met de papieren formulieren.

Brussel, 12 december 2019 – Op voordracht van Bernard Clerfayt, minister voor Administratieve Vereenvoudiging, heeft de Brusselse Regering haar goedkeuring gehecht aan een voorontwerp van ordonnantie genoemd “only once”, voor de verankering van het principe van de unieke gegevensverzameling. Hiermee kan het leven van de burger drastisch vergemakkelijkt worden in zijn contacten met de Brusselse overheidsdiensten.   

Uit een recente enquête in opdracht van Easy.brussels blijkt dat één van de vaakst aangehaalde ergernissen van de Brusselse burgers de verplichting is om informatie op te geven of meermaals te delen waarover de overheidsdiensten al beschikken. 

Andere studies tonen aan dat het hergebruik van beschikbare gegevens kan leiden tot een aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten en een positief effect kan hebben op de werking van de overheidsdiensten. 

Op basis van deze bevindingen heeft de Brusselse regering een voorontwerp van ordonnantie goedgekeurd om het principe van de unieke gegevensverzameling “only once” en het hergebruik van beschikbare gegevens in authentieke bronnen zoals het Rijksregister of de Kruispuntbank van Ondernemingen te verankeren in de praktijken van de Brusselse, gewestelijke en plaatselijke overheidsdiensten.

“Er moeten synergiën worden ontwikkeld tussen administratieve vereenvoudiging en digitalisering. Automatisering biedt ons de mogelijkheid om het leven van de burger te vereenvoudigen door te vermijden om hem informatie te vragen waarover we reeds beschikken “', verklaart Bernard Clerfayt, Brussels minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Concreet zullen de Brusselse overheidsdiensten het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer moeten gebruiken voor de identificatie van natuurlijke of rechtspersonen. Ze moeten ook de in de authentieke bronnen beschikbare informatie hergebruiken vooraleer ze deze aan de burgers vragen. Ten slotte zal het gebruik van elektronische formulieren toenemen doordat ze gelijkgesteld worden met de papieren formulieren.

Bij de opmaak van elektronische formulieren moet ook het principe van eenmalige gegevensverzameling worden gerespecteerd. Net als bij de online belastingaangifte kunnen sommige velden vooraf worden ingevuld.

Tegelijkertijd zal Easy.brussels controleren of de nieuwe formulieren die door de Brusselse overheidsdiensten worden verspreid voldoen aan het "only once” principe. Het zal ook burgers en bedrijven uitnodigen om melding te maken van formulieren of informatieverzoeken die in strijd lijken te zijn met het “only once” principe.

“Een overheidsdienst is er om de mensen te helpen. Echter, al te vaak horen we de Brusselaars klagen over de traagheid van de bureaucratie en de administratieve rompslomp. We moeten de dienstverlening aan de burger verbeteren. Dankzij het “only once” principe vereenvoudigen we het leven van de Brusselaar en laten we de Brusselse overheidsdiensten evolueren naar 2.0-administraties", concludeert Bernard Clerfayt.