2020 était une année exceptionnelle pour IRISbox, le guichet électronique de la Région bruxelloise. Ce record d’utilisation est d’abord dû aux nouvelles possibilités qu'offre la plateforme mais également à la pandémie du coronavirus qui a accéléré le recours aux démarches en ligne.

IRISbox, c’est la plateforme en ligne de la Région bruxelloise qui propose des services régionaux et locaux 24/7. En 2020, en raison de la crise du coronavirus, le nombre d’utilisateurs et de demandes ont littéralement explosé.

« La pandémie agit comme un accélérateur de tendances. La plus forte d’entre elle, la digitalisation. En augmentant l’offre disponible sur IRISbox, les Bruxellois se sont rendus compte qu’il est bien souvent plus simple et plus rapide de faire ses démarches administratives en ligne plutôt que de se rendre dans les administrations. Résultats : 78.000 nouveaux utilisateurs ont rejoint IRISbox et tous ensemble, ils ont effectué 327.000 demandes », détaille Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Transition numérique et de la Simplification administrative.

La majorité des utilisateurs sont des… utilisatrices

54 % des utilisateurs sont des femmes, contre 46 % d’hommes. Les utilisateurs proviennent de toutes les tranches d'âge avec toutefois un léger pic pour les 25 à 34 ans, qui représentent 25 % du total. Les 18-24 ans représentent 13 % des utilisateurs ; les 35-44, 18% ; les 45-54, 17% ; 55-64, 13% et les + de 65 ans, 14%. Dans 60 % des cas, les utilisateurs se connectent avec un ordinateur, dans 40 % des cas avec un smartphone.

Les démarches communales, les plus plébiscitées par les utilisateurs

Si le nombre de demandes a augmenté considérablement, c’est principalement les demandes adressées aux administrations communales qui ont explosé.  En 2019, 103 957 demandes ont été introduites auprès des services locaux, contre 296 541 en 2020.

Une plateforme pleine de nouveautés

Depuis mai 2020, il est possible de prendre rendez-vous directement en ligne avec les communes de Saint-Gilles, Ganshoren et Forest. Par la suite, ce sont ajoutées les communes d’Uccle, de Watermael-Boitsfort, de Jette et de Molenbeek. Près de 8.000 rendez-vous sont ainsi fixés chaque mois par ce biais.

Parallèlement, le nombre de formulaires disponibles sur IRISbox a augmenté. En 2020, 55 nouvelles démarches ont ainsi été ajoutées. Parmi celles-ci : demande de job étudiant, appels à projets, soins pour les enfants malades, dérogation journée sans voiture, etc.

Il est également possible d’entrer directement en contact avec des agents des communes grâce à une fenêtre de discussion, chatbox.

Pour certaines communes, il est désormais possible d’effectuer son changement d’adresse en ligne sur IRISbox. Autant de nouveautés qui expliquent aussi le succès grandissant de la plateforme auprès des usagers.

« IRISbox cadre parfaitement avec mon objectif de faire évoluer la Région bruxelloise vers une Smart City. Le numérique permet de rendre l’administration plus moderne, plus simple, plus efficace, plus accessible. Fini les longues files au guichet, fini les déplacements inutiles, les citoyens et les entreprises effectuent de plus en plus de démarches en ligne de manière tout à fait sécurisée », conclut le Ministre bruxellois.

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Pauline Lorbat – Cabinet Clerfayt - 0485 89 47 45
Tony De Coux – CIRB – 0499 96 64 59

Easy Way, le plan de simplification administrative 2020-2025, ambitionne de transformer la relation des usagers avec les administrations. Easy Way va réduire les charges administratives en ne communiquant qu’une seule fois les informations aux administrations. L’objectif est aussi que les citoyens se voient attribuer automatiquement certains droits et allocations et qu’ils accèdent à des services publics en permanence, etc.

Uniformisation des formulaires et accès en ligne

Easy Way fixe 20 objectifs regroupés autour de 6 axes stratégiques. Parmi les projets les plus emblématiques, relevons :

• Brussels Digital Act ou le numérique par défaut : l’objectif est que le digital devienne la règle et le papier, l’exception. Les services publics doivent donc mettre en place un accompagnement des usagers.
• Avec le « Brussels Youth to Digital », la Région bruxelloise souhaite rapprocher les jeunes de l’administration en valorisant solutions numériques innovantes telles que ITSME, IRISBOX, EBOX, …
• Il ne faut pas que la simplification administrative et son accélération grâce au numérique, ait des effets indésirables. Un accent particulier sera donc mis sur l’acquisition de compétences numériques par les usagers.
• Les citoyens ont le droit à plus de transparence, l’accès à l’information sur l’utilisation des subsides dans la Région sera simplifié.
• Nous voulons rendre l’ensemble des démarches administratives accessibles en ligne grâce à une plateforme web centrale.
• Dès 2022, aucune information déjà disponible ne pourra être demandée à nouveau aux usagers, grâce au plan « Once Only ».
• Tout avant-projet d’arrêté ou d’ordonnance devra être soumis à une analyse « Parcours Usager » baptisée « test Kafka » avant d’être présenté au Gouvernement.
• Les demandes de subsides seront uniformisées. Elles varient d’une administration à une autre ce qui rend leur accès complexe pour les citoyens, les entreprises ou les associations.
• Les agents administratifs sont les premiers acteurs de la simplification. Il faudra former les agents aux principes de la simplification administrative.

Des administrations au service des citoyens

« Les démarches administratives sont nombreuses, souvent chronophages et parfois coûteuses. Je veux offrir aux citoyens mais aussi aux entreprises, une administration plus durable, plus accessible moins chère et plus rapide. Je veux un choc de la simplification administrative en Région bruxelloise. Notre complexité institutionnelle nous y pousse », ambitionne Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Simplification administrative.

Une administration doit être au service des citoyens, des entreprises et des associations. Et les attentes des usagers en matière de qualité de service ont évolué ces dernières années. En s’appuyant sur les nouvelles technologies, on peut faciliter les relations entre les administrations et ses usagers. Actuellement, moins de 25% des démarches administratives peuvent être accomplies en ligne. Parmi celles-ci seules 38% sont optimisées pour un usage sur smartphone.

La simplification administrative, un enjeu démocratique

Outre la modernisation des administrations publiques, la simplification administrative doit permettre l’activation automatique de certains droits. En Belgique, on estime que 2/3 des personnes éligibles ne recevraient pas le revenu d’intégration sociale par simple ignorance des usagers.

À ce jour encore, aux yeux de l’usager, l’offre des services publics reste trop souvent considérée comme un ensemble complexe et difficile d’accès. L’usager se sent parfois perdu, ne sachant à qui s’adresser pour obtenir les informations et le soutien dont il a besoin.

Se simplifier la vie, c’est maîtriser les outils numériques

« La crise Covid agit comme une machine à accélérer le temps. Tous, nous avons pris conscience du potentiel que nous offre le numérique. Et si demain, grâce au principe Only once ou au numérique par défaut, certains documents papiers deviennent illégaux, je serai le premier à m’en réjouir. Ce sera alors la marque d’une simplification administrative réussie. Mais la crise Covid, c’est aussi un rappel de l’attention que nous devons porter à certains qui ne maîtrisent pas les outils numériques. C’est pourquoi, prochainement, je présenterai un Plan d’appropriation numérique au gouvernement », conclut Bernard Clerfayt.

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• Un article à propos du plan de simplification administrative sur le site de SudInfo
• EasyBrussels : simplifier et inclure
• La simplification administrative en Région bruxelloise

Bernard Clerfayt, Ministre en charge de la Transition numérique et de la Simplification Administrative, a présente le plan de simplification administrative 2020-2025. Baptisé Easy Way, ce document de travail fixe les grands chantiers pour simplifier la vie des citoyens et des entreprises. Parmi les mesures : l’uniformisation des formulaires de subsides, la mise en place d’un test de simplification pour les arrêtés et ordonnances ou encore le principe du « numérique par défaut ».

Une administration doit être au service des citoyens, des entreprises et des associations. Et les attentes des usagers en matière de qualité de service ont très fortement évolué ces dernières années. Face à ces attentes, la prestation de service des administrations est régulièrement critiquée. Souvent, lorsqu’un usager accomplit une démarche administrative, il ressort avec l’impression que « ça pourrait être plus simple »…

Il faut une administration non plus centrée sur ses intérêts mais centrée sur les usagers des services publics. Il faut améliorer l’expérience vécue par les usagers dans leurs interactions multiples avec l’administration.

La simplification administrative, en s’appuyant sur les nouvelles technologies, permet, grâce à une série de mesures concrètes, de faciliter les relations entre les administrations et ses usagers.  Pourtant, moins de 25% des démarches administratives peuvent être accomplies en ligne et seules 38% des démarches en ligne sont optimisées pour un usage sur smartphone. Alors que 71% des Bruxellois demandent un meilleur partage des informations entre les administrations.

« Les démarches administratives sont nombreuses, souvent chronophages et parfois coûteuses. Je veux offrir aux citoyens mais aussi aux entreprises, une administration plus durable, plus accessible moins chère et plus rapide. Je veux un choc de la simplification en Région bruxelloise. Notre complexité institutionnelle nous y pousse », ambitionne Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Simplification administrative.

Easy way, vers une Région bruxelloise simplifiée

La simplification administrative, c’est devenu un enjeu démocratique. Outre la modernisation des administrations publiques, la simplification doit permettre de rendre de l’autonomie au citoyen, l’activation automatique de certains droits (en Belgique, on estime que 2/3 des personnes éligibles ne recevraient pas le revenu d’intégration sociale par simple ignorance des usagers).

À ce jour encore, aux yeux de l’usager, l’offre des services publics reste trop souvent considérée comme un ensemble complexe, flou et difficile d’accès. L’usager se sent parfois perdu, ne sachant à qui s’adresser pour obtenir les informations et le soutien dont il a besoin.

Easy Way, le Plan de simplification administrative 2020-2025, ambitionne de transformer la relation des usagers avec les administrations. Easy Way doit permettre de réduire considérablement les charges administratives en ne communiquant qu’une seule fois les informations aux administrations, de se voir attribuer automatiquement certains droits et allocations, d’accéder à des services publics en permanence, etc.

D’une uniformisation des formulaires de subsides au « numérique par défaut »

Easy Way contient 20 objectifs opérationnels regroupés autour de 6 objectifs stratégiques. Parmi les projets les plus emblématiques, relevons :

• Brussels Digital Act ou le numérique par défaut. Projet phare d’Easy Way, l’objectif est que le digital devienne la règle et le papier, l’exception. Ce principe du numérique par défaut implique que les services publics doivent prévoir un accompagnement des usagers pour leur permettre de gagner en autonomie numérique afin de ne pas accentuer plus encore la fracture numérique.
• la simplification et l’uniformisation des procédures de demandes de subsides. Celles-ci varient d’une administration à une autre rendant complexe leur accès par les citoyens, les entreprises et le milieu associatif.
• La création d’un cadastre des subsides et d’une bibliothèque du savoir. Les citoyens ont le droit à plus de transparence, l’accès à l’information sur l’utilisation des subsides dans la Région sera simplifié.
• Une stratégie web régionale. La multitude d’acteurs provoque une quantité importante de sites internet sans cohérence les uns avec les autres. Il faut améliorer l’image web régionale et la qualité de l’information offerte aux usagers. Et à terme, rendre l’ensemble des démarches administratives accessibles en ligne grâce à une plateforme centrale.
• La mise en œuvre de « Once Only ». Dès 2022, aucune information déjà disponible ne pourra être demandée aux usagers.
• La Mise en place d’un test de simplification. Tout avant-projet d’arrêté ou d’ordonnance devra être soumis à une analyse « Parcours Usager » avant d’être présente au Gouvernement, baptisée « test Kafka ».
• La mise en œuvre d’une stratégie de formation. Les agents administratifs sont en première ligne de la prestation de service aux usagers, ils sont les premiers acteurs de la simplification. Il faudra former les agents aux principes de la simplification administrative.
• La mise en œuvre d’une stratégie de formation des jeunes citoyens. Avec le « Brussels Youth to Digital », la Région bruxelloise souhaite rapprocher les jeunes de l’administration ou de l’image qu’ils en ont. Dès lors, il est important de promouvoir auprès de ces jeunes des solutions numériques innovantes et mises à disposition par l’Administration (ITSME, IRISBOX, EBOX, …).
• La participation au plan d’appropriation numérique. Il ne faut pas que la simplification administrative et son accélération grâce au numérique, ait des effets indésirables. Un accent particulier sera donc mis sur l’acquisition de compétences numériques par les usagers.

 « La crise Covid agit comme une machine à accélérer le temps. Tous, nous avons pris conscience du potentiel que nous offre le numérique. Et si demain, grâce au principe only once ou au numérique par défaut, certains documents papiers deviennent illégaux, je serai le premier à m’en réjouir. Ce sera alors la marque d’une simplification administrative réussie. Mais la crise Covid, c’est aussi un rappel de l’attention que nous devons porter à certains qui ne maîtrisent pas les outils numériques. C’est pourquoi, prochainement, je présenterai un Plan d’appropriation numérique au gouvernement », conclut Bernard Clerfayt.

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Pauline Lorbat – 0485 89 47 45

Extraits de l'article du journal

Bernard Clerfayt a fait adopter le Plan bruxellois de simplification administrative. Parmi les priorités : une seule porte d’entrée pour toutes les procédures.

[…] « Des choses ont déjà été faites mais en ordre dispersé, certaines administrations font mieux que d’autres. Surtout, l’image des services bruxellois est complexe, les citoyens ne savent pas où s’adresser. »

[…] « Jusqu’à présent, il n’existe aucune stratégie web cohérente et coordonnée pour la Région, acte le Plan. Chaque institution dispose de son propre site et de sa propre stratégie et plusieurs portails sont techniquement obsolètes, comme be.brussels. » Très rapidement, easy.brussels (l’administration en charge de la simplification administrative) formulera donc une proposition de plateforme centrale. « Une manière de répondre à la complexité institutionnelle », insiste Bernard Clerfayt.

[…] De quoi permettre aux administrations de mettre en oeuvre le principe Once Only, adopté l’été dernier à Bruxelles : aucune information déjà disponible ne pourra être demandée aux usagers. « Cela doit faciliter la vie des citoyens mais aussi le travail des administrations », insiste Bernard Clerfayt. « Cela facilite aussi l’automatisation des droits. » Les services, forts des données en leur possession, pourront contacter les administrés pour les informer de leur droit à une allocation ou un tarif préférentiel.

[…]

 

Le gouvernement bruxellois a donné instruction aux administrations régionales de publier à nouveau les données de 2018, 2019 et 2020 concernant les subventions et marchés publics, dans un format standardisé et en open-data. Ces données pourront être facilement analysées et comparées, pour plus de transparence des dépenses publiques.

« Il s’agit d’une étape importante en matière de transparence des dépenses publiques : qui donne combien à qui. Je veux rendre publiques les données, de la manière la plus accessible possible et les soumettre au contrôle de tous. C’est ce qu’on appelle le contrôle démocratique. Il doit pouvoir s’exercer pleinement », indique Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Simplification administrative.

Ce travail permettra, dès le printemps, de mettre en ligne un véritable cadastre des dépenses en Région bruxelloise. Ce nouvel outil facilitera grandement l’accès aux informations sur les dépenses publiques, renforcera la transparence et la bonne gouvernance et permettra de visualiser rapidement les éléments-clés des subsides et des marchés publics de la Région.

L’objectif de transparence n’était pas atteint

En mai 2019, la Région bruxelloise adoptait une ordonnance « Transparence », obligeant les administrations bruxelloises à publier des informations sur les subventions publiques octroyées et les marchés publics. Une nouvelle impulsion était ainsi donnée à la transparence des dépenses publiques.

Cependant, les données publiées étaient peu ou pas exploitables par le grand public. Selon ces modalités initiales d’exécution, l’objectif de transparence n’était pas atteint. La plupart des services ou entreprises remplissaient leurs obligations et publiaient les données sur leur propre site internet. Cette information se trouvait alors dans un fichier pdf, difficilement exploitable. Une trentaine d’administrations avaient publié les informations mais de manière non uniforme ce qui rendait les comparaisons difficiles.

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• Standardisation des adresses en Région bruxelloise

En mai 2019, la Région bruxelloise adoptait une ordonnance « Transparence », obligeant les administrations bruxelloises à publier des informations sur les subventions publiques octroyées et les marchés publics. Force est de constater que les données publiées sont peu ou pas exploitables par le grand public et ratent l’objectif de transparence. Le gouvernement a donc marqué son accord pour standardiser les données mais surtout pour les rendre facilement accessibles au grand public.

Chaque année, les administrations bruxelloises accordent de nombreux subsides à des centaines d’associations et entreprises. Afin de lever le voile sur les montants et bénéficiaires, le 16 mai 2019, le Parlement bruxellois adoptait une ordonnance, baptisée « Ordonnance Transparence ».  Une nouvelle impulsion était ainsi donnée à la transparence des services publics.

La plupart d’entre eux remplissent leurs obligations et publient les données sur leur propre site internet. Cependant, cette information se trouve dans un fichier .pdf, difficilement exploitable. Une trentaine d’administrations ont publié les informations mais de manière non uniforme ce qui rend les comparaisons difficiles.

Afin de corriger ces lacunes, le gouvernement bruxellois a donné instruction aux administrations régionales de publier à nouveau les données de 2018, 2019 et 2020 concernant les subventions et marchés publics, dans un format unique de données et en open-data pour être facilement analysées et comparées.

Ce travail permettra, dès le printemps, de mettre en ligne un véritable cadastre des dépenses en Région bruxelloise. Ce nouvel outil facilitera grandement l’accès aux informations sur les dépenses publiques, renforcera la transparence et la bonne gouvernance et permettra de visualiser rapidement les éléments-clés des subsides et des marchés publics de la Région.

« Il s’agit d’une étape importante en matière de transparence dans les deniers publics : qui donne combien à qui. Je veux rendre public les données sur les dépenses publiques de la manière la plus accessible possible et les soumettre au contrôle de tous. C’est ce qu’on appelle le contrôle démocratique.  Il doit pouvoir s’exercer pleinement », conclut Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Simplification administrative.

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Pauline Lorbat – 0485 89 47 45

Sur proposition de Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois de la Transition numérique et de la Simplification administrative, le Parlement bruxellois doit donner son feu vert cet après-midi à un projet d’ordonnance visant mettre de l’ordre dans les adresses des Bruxellois, baptisé  Best Address.

C’est un projet de longue haleine qui trouvera enfin une fin heureuse aujourd’hui. En effet, le projet, appelé « Best Address », est l’aboutissement de près de 20 années de travail au sein de différents niveaux de pouvoirs : fédéral, régional et communal. L’objectif : unifier le référencement des adresses de l’ensemble de Belgique.

Ce travail permettra d’établir une liste exhaustive et fiable de toutes les adresses du territoire belge afin de constituer une source authentique et de pouvoir s’y référer.

Surtout, cette liste permettra de sauver des vies lorsque les services de secours doivent se rendre à une adresse sans risque de se tromper. Elle permettra aussi de réduire considérablement les retours courriers, notamment lors de l’envoi des convocations électorales. Enfin, les données pourront communiquer entre elles ce qui permettra notamment d’éviter qu’une société établisse son siège social à une adresse qui n’existe pas.

« Cela fait des décennies que les administrations travaillent à établir une liste claire et complète de l’ensemble des adresses en Belgique. En plus de faciliter le travail des services publics, elle permettra de s’attaquer durablement aux marchands de sommeil, un fléau qui sévit depuis longtemps en Région bruxelloise. En liant chaque ménage à une adresse et un numéro de boîte unique, les services d’inspection seront mieux armés pour contrôler les logements », se réjouit Bernard Clerfayt, Ministre bruxellois.

En Région bruxelloise, la base de données Brussels Urbis, qui fait référence tant auprès des administrations que des acteurs académiques ou des impétrants, est orchestrée par le CIRB, le Centre Informatique de la Région bruxelloise, qui la diffuse en ligne gratuitement. Celle-ci devra toutefois encore être complétée des numéros de boîte et tenue à jour par les communes pour pérenniser le projet grâce à Urbis Address, l’outil développé par le CIRB.

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