Brussels Gewest wil relaties tussen burgers en administraties tegen 2025 transformeren

Bernard Clerfayt, de minister belast met Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging, heeft het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025 voorgesteld. Dit werkdocument kreeg de naam Easy Way en legt de grote projecten vast om het leven van de burgers en de bedrijven te vereenvoudigen. Enkele van deze maatregelen zijn de standaardisatie van formulieren voor subsidieaanvragen, de implementatie van een vereenvoudigingstest voor besluiten en ordonnanties en het "digital by default"-principe.

Een administratie moet ten dienste staan van de burgers, bedrijven en verenigingen. En de verwachtingen van de gebruikers met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zijn de afgelopen jaren sterk geëvolueerd. Gelet op deze verwachtingen wordt de dienstverlening van de administraties regelmatig bekritiseerd. Wanneer een gebruiker een administratieve formaliteit uitvoert, krijgt hij vaak de indruk dat "het allemaal wel eenvoudiger zou kunnen" ...

We hebben een administratie nodig die niet langer gericht is op haar belangen, maar op de gebruikers van de openbare diensten. De ervaringen van de gebruikers in hun meervoudige interacties met de administratie moeten worden verbeterd.

Administratieve vereenvoudiging, door de toepassing van nieuwe technologieën, maakt het mogelijk om, met behulp van een reeks concrete maatregelen, de relaties tussen de administraties en hun gebruikers te vergemakkelijken. Toch kan minder dan 25% van de administratieve formaliteiten online worden voltooid en is slechts 38% van de onlineformaliteiten geoptimaliseerd voor smartphonegebruik. En dat terwijl 71% van de Brusselaars vraagt om een betere informatie-uitwisseling tussen de administraties.

“De administratieve formaliteiten zijn talrijk, vaak tijdrovend en soms duur. Ik wil de burgers, maar ook de bedrijven, een duurzamere, toegankelijkere, goedkopere en snellere administratie bieden. Ik wil een echte golf van vereenvoudiging creëren in het Brussels Gewest. Onze institutionele complexiteit zet ons daartoe aan”, ambieert Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Easy Way, naar een eenvoudiger Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Administratieve vereenvoudiging is een democratische uitdaging geworden. Naast de modernisering van de openbare besturen moet de vereenvoudiging het mogelijk maken om de burger weer autonomie te geven en bepaalde rechten automatisch te activeren (in België zou naar schatting 2/3 van de in aanmerking komende personen geen leefloon ontvangen, simpelweg door onwetendheid van de gebruikers).

Tot op de dag van vandaag wordt in de ogen van de gebruiker het aanbod aan openbare diensten te vaak gezien als een complex, vaag en moeilijk toegankelijk geheel. De gebruiker voelt zich soms verloren, niet wetende bij wie hij terechtkan voor de informatie en ondersteuning die hij nodig heeft.

Easy Way, het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025, heeft tot doel de relatie tussen de gebruikers en de administraties te transformeren. Easy Way zou het mogelijk moeten maken om de administratieve lasten aanzienlijk te verminderen door de informatie slechts één keer aan de administraties mee te delen, automatisch bepaalde rechten en vergoedingen te krijgen, permanent toegang tot openbare diensten te hebben, enz.

Van een standaardisatie van de formulieren voor subsidieaanvragen tot “digital by default”

Easy Way bevat 20 operationele doelstellingen die worden samengebracht rond 6 strategische doelstellingen. De belangrijkste projecten zijn:

• Brussels Digital Act of “Digital by Default”. Het vlaggenschipproject van Easy Way; het doel is dat digitaal de regel wordt en papier de uitzondering. Dit principe van “Digital by Default” impliceert dat openbare diensten gebruikers moeten begeleiden om hen in staat te stellen digitale autonomie te verwerven om de digitale kloof niet verder te accentueren.
• De vereenvoudiging en standaardisering van de procedures voor subsidieaanvragen. Deze verschillen van de ene administratie tot de andere, waardoor het moeilijk is voor burgers, bedrijven en verenigingen om er toegang toe te krijgen.
• De oprichting van een kadaster van subsidies en een “bibliotheek van openbare kennis”. Burgers hebben recht op meer transparantie; de toegang tot informatie over het gebruik van subsidies in het Gewest zal worden vereenvoudigd.
• Een gewestelijke webstrategie. De veelheid aan actoren leidt tot een aanzienlijke hoeveelheid websites die onderling niet samenhangen. Het gewestelijke webimago en de kwaliteit van de informatie die aan de gebruikers wordt aangeboden, moeten worden verbeterd. En uiteindelijk moeten alle administratieve formaliteiten online toegankelijk worden gemaakt via een centraal platform.
• De implementatie van "Once Only". Vanaf 2022 kan er geen reeds beschikbare informatie bij de gebruikers opgevraagd worden.
• De implementatie van een vereenvoudigingstest. Elk voorontwerp van besluit of ordonnantie zal aan een customer journey-analyse moeten worden onderworpen alvorens aan de Regering te worden voorgelegd, de zogenaamde "Kafka-test".
• De implementatie van een opleidingsstrategie. Administratieve personeelsleden staan op de eerste rij bij de dienstverlening aan de gebruikers en zijn de belangrijkste actoren voor de vereenvoudiging ervan. Het personeel zal moeten worden opgeleid in de beginselen van administratieve vereenvoudiging.
• De implementatie van een opleidingsstrategie voor jonge burgers. Met de "Brussels Youth to Digital" wil het Brussels Gewest jongeren dichter bij de administratie of bij het beeld dat ze ervan hebben, brengen. Om die reden is het belangrijk bij deze jongeren innovatieve digitale oplossingen te promoten die beschikbaar worden gesteld door de administratie (ITSME, IRISBOX, EBOX, enz.).
• De deelname aan het plan voor digitale toe-eigening. Administratieve vereenvoudiging en de versnelling daarvan dankzij digitale technologie mogen geen ongewenste effecten hebben. Bijzondere nadruk zal daarom worden gelegd op het verwerven van digitale vaardigheden door de gebruikers.

“De COVID-crisis werkt als een tijdmachine. We zijn ons allemaal bewust geworden van het potentieel dat de digitale technologie ons biedt. En als morgen, dankzij het 'only once'- of het ‘digital by default’-principe, bepaalde papieren documenten illegaal worden, zal ik de eerste zijn om mij daarover te verheugen. Dat is dan het teken van een geslaagde administratieve vereenvoudiging. De COVID-crisis herinnert ons evenwel ook aan de aandacht die we moeten besteden aan de mensen die de digitale instrumenten niet onder de knie hebben. Daarom zal ik de Regering binnenkort een plan voor digitale toe-eigening voorleggen”, besluit Bernard Clerfayt.

Meer info?
Pauline Lorbat – 0485 89 47 45